Algemene voorwaarden Solutional Lead System

1. Identiteit en toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden gelden voor de zakelijke diensten van Solutional Marketing VOF, met maatschappelijke zetel te Bisschoppenhoflaan 160b1, 2100 Deurne (Antwerpen), België, ondernemingsnummer en btw-nummer BE 0695.919.669, bereikbaar via solutional.be/contact/.

De diensten worden uitsluitend geleverd aan ondernemingen en zelfstandigen die handelen voor hun beroepsactiviteit. Zij zijn niet bestemd voor consumenten.

De ondertekende offerte, bestel- of opdrachtbevestiging, deze voorwaarden en, voor verwerking van persoonsgegevens namens de klant, de verwerkingsovereenkomst vormen samen de overeenkomst. Bij tegenstrijdigheid geldt eerst de ondertekende bestel- of opdrachtbevestiging, daarna de verwerkingsovereenkomst voor privacyonderwerpen en vervolgens deze voorwaarden.

2. Product en pakketten

2.1 Complete Lead System

Het Complete Lead System is een gehost abonnement dat, binnen de overeengekomen scope, omvat:

• een productmatige, conversiegerichte website;
• hosting, SSL, beveiliging en technisch onderhoud;
• de Lead App met leads, statussen, notities en opvolging;
• e-mail- en pushmeldingen;
• een WhatsAppmelding voor elke nieuwe lead binnen de maandelijkse limieten;
• opvolgherinneringen via e-mail en push;
• één gecombineerde wekelijkse samenvatting en één maandelijks prestatierapport;
• Solutional Reviewbeheer voor één gekozen reviewplatform;
• een eerste reviewverzoek per e-mail en maximaal twee automatische herinneringen;
• synchronisatie en dynamische weergave van reviews op de website zolang het Complete Lead System actief is;
• maximaal 30 minuten websitewijzigingen per betaalde maand;
• zakelijke support volgens artikel 13;
• exporteerbare lead- en klantgegevens.

Ongebruikte wijzigingstijd wordt niet overgedragen. SEO-retainers, sociale-mediawerking, advertenties, advertentiebudgetten, extra talen, extra locaties, extra reviewplatformen en niet-standaard functionaliteit zijn niet inbegrepen.

2.2 Website Only

Website Only is beschikbaar nadat de implementatiebalans uit artikel 6 nul is of vervroegd volledig is betaald. De dienst omvat:

• hosting van de openbare website;
• SSL, beveiliging en technisch platformonderhoud;
• een standaard leadformulier dat nieuwe aanvragen per e-mail doorstuurt;
• één uur websitewijzigingen per betaalde periode van zes maanden;
• zakelijke support volgens artikel 13.

Website Only omvat niet:

• de Lead App of opgeslagen leadworkflow;
• push- of WhatsAppmeldingen;
• opvolgautomatisering;
• wekelijkse of maandelijkse prestatierapporten;
• reviewverzoeken of herinneringen;
• synchronisatie, beheer of rapportage van reviews;
• automatische toevoeging van nieuwe reviews op de website;
• SEO, sociale media of conversiebeheer.

Bij een downgrade wordt de live reviewkoppeling stopgezet. Reviews die voordien als gewone, statische website-inhoud zijn opgenomen, kunnen zichtbaar blijven, maar worden niet meer automatisch aangevuld of bijgewerkt.

3. Standaard websitescope

De standaardimplementatie omvat:

• één taal;
• één door Solutional gekozen en aan het bedrijf aangepaste designstructuur of template;
• een homepage;
• een over-ons-pagina;
• een dienstenoverzicht;
• maximaal drie afzonderlijke dienstenpagina’s;
• een projecten- of reviewspagina;
• een contact- of offertepagina;
• standaardtemplates voor juridische pagina’s;
• één leadformulier;
• één correctieronde.

De klant levert tijdig correcte bedrijfsinformatie, diensten, regio’s, contactgegevens, accreditaties, aantoonbare claims, logo en beschikbare foto’s aan. Solutional zet die informatie om in beknopte standaardwebteksten. Uitgebreid onderzoek, specialistische of juridische copywriting, bijkomende pagina’s, extra talen, boekingen, e-commerce, maatwerk en koppelingen worden afzonderlijk geoffreerd.

4. Totstandkoming, onboarding en startdatum

De overeenkomst ontstaat wanneer de klant de bestel- of opdrachtbevestiging aanvaardt en de vereiste Stripe-betaalmachtiging activeert.

De eenmalige setupbetaling is bij onboarding verschuldigd. De startdatum van het maandabonnement wordt in de bestel- of opdrachtbevestiging vermeld. Vertraging door ontbrekende inhoud, toegang of goedkeuring van de klant schort verplichtingen of reeds afgesproken termijnen niet automatisch op; afwijkingen worden schriftelijk vastgelegd.

Zolang Solutional nog niet met onboarding, copy, ontwerp of technische configuratie is begonnen, wordt de setupbetaling bij annulering terugbetaald. Zodra het werk is gestart, is de setupbetaling niet terugbetaalbaar, behalve voor het deel dat Solutional aantoonbaar niet heeft uitgevoerd wanneer Solutional zelf zonder geldige reden stopt.

5. Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn exclusief btw.

• Eenmalige standaardsetup: €279.
• Complete Lead System: €179 per maand, maandelijks vooraf betaald.
• Website Only: €150 per zes maanden, telkens vooraf betaald; dit komt overeen met €25 per maand.
• Extra websitewerk buiten de inbegrepen tijd: €50 per uur.
• Eerste 60 WhatsAppmeldingen voor nieuwe leads per kalender- of facturatiemaand: inbegrepen.
• Eén extra pakket van 60 WhatsAppmeldingen: €15.

Alle betalingen verlopen automatisch via Stripe. De klant machtigt Solutional en Stripe om de overeengekomen terugkerende bedragen en de in artikel 8 beschreven automatische WhatsAppbundel te innen. Solutional bewaart geen volledige betaalkaartgegevens.

Stripe verzorgt de automatische inning. Na elke geslaagde Stripe-betaling stelt Solutional de bijbehorende factuur op en dient zij die, wanneer de Belgische B2B-e-facturatieregels dit vereisen, als gestructureerde elektronische factuur in via een wettelijk geschikt kanaal. Een Stripe-betaalbewijs of gewone pdf vervangt de wettelijk verplichte gestructureerde factuur niet.

Een bijzondere Launch Partner-prijs of andere afwijking geldt alleen wanneer die uitdrukkelijk in de bestelbevestiging staat. Voor maximaal vijf goedgekeurde Launch Partners kan de setup €0 bedragen; de implementatiebalans blijft van toepassing.

6. Implementatiebalans tijdens de eerste negen betaalde maanden

Naast de setup heeft de website-implementatie een waarde van €900 die Solutional bij de start voorfinanciert. Na elke volledig betaalde maand van het Complete Lead System kent Solutional een implementatiekrediet van €100 toe. Daardoor daalt de openstaande implementatiebalans als volgt:

Deze balans is geen boete maar het nog niet gecrediteerde deel van de vooraf uitgevoerde implementatie. Wanneer de klant het Complete Lead System beëindigt voordat de balans nul is, wordt de resterende implementatiebalans onmiddellijk opeisbaar. Hetzelfde geldt wanneer Solutional de overeenkomst beëindigt wegens een zware contractuele tekortkoming van de klant die na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke hersteltermijn is verholpen.

Wanneer Solutional de overeenkomst vóór maand negen beëindigt zonder zware tekortkoming van de klant, vervalt de resterende implementatiebalans. Wettelijke rechten bij een aantoonbare tekortkoming van Solutional blijven behouden.

Zodra de balans nul is of vervroegd volledig is betaald, kan de klant Website Only activeren of alle diensten beëindigen volgens artikel 7.

7. Duur, verlenging, downgrade en opzegging

7.1 Complete Lead System

Het Complete Lead System loopt per maand en wordt automatisch met telkens één maand verlengd totdat een partij opzegt. Het abonnement loopt na de negende betaalde maand automatisch door tegen €179 per maand; de klant hoeft niets te doen om het voort te zetten.

De klant kan via het contactformulier of een ander overeengekomen schriftelijk kanaal opzeggen of een downgrade aanvragen. De wijziging gaat in aan het einde van de lopende, reeds betaalde maand. Er is geen pro-rata terugbetaling.

Een opzegging vóór de implementatiebalans nul is, doet de resterende balans opeisbaar worden overeenkomstig artikel 6.

7.2 Website Only

Website Only wordt telkens voor zes maanden vooruitbetaald en automatisch voor een nieuwe periode van zes maanden verlengd. De klant kan de volgende verlenging tot vóór de verlengingsdatum stopzetten. De website blijft dan actief tot het einde van de reeds betaalde periode. Er is geen pro-rata terugbetaling.

7.3 Einde van alle diensten

Wanneer alle Solutional-diensten eindigen:

• gaat de gehoste website offline aan het einde van de betaalde periode;
• behoudt de klant zijn domein, aangeleverde content, foto’s, merk en geëxporteerde gegevens;
• worden het Solutional-platform, de website-implementatie, templates, broncode, Lead App, automations en interne systemen niet overgedragen;
• kan de klant zijn gegevens exporteren volgens artikel 12.

8. WhatsAppmeldingen en gebruikslimieten

WhatsApp wordt uitsluitend gebruikt voor nieuwe-leadmeldingen aan het geabonneerde bedrijf. Opvolgherinneringen verlopen via e-mail en push.

• Meldingen 1 tot en met 60 zijn inbegrepen.
• Rond melding 48 ontvangt de klant een gebruikswaarschuwing.
• Melding 61 activeert automatisch één extra pakket van €15 voor meldingen 61 tot en met 120.
• Per maand kan maximaal één pakket automatisch worden toegevoegd.
• De klant ontvangt opnieuw waarschuwingen wanneer de tweede bundel bijna of volledig is verbruikt.
• Na melding 120 stoppen WhatsAppmeldingen tot de volgende maand, tenzij de klant uitdrukkelijk meer goedkeurt.
• E-mail- en pushmeldingen blijven werken zodat nieuwe leads niet verloren gaan.
• Ongebruikte berichten worden niet overgedragen.

9. Solutional Reviewbeheer

Eén reviewplatform is inbegrepen. Omdat Solutional geen toegang hoeft te hebben tot de verkoop- of facturatiesystemen van de klant, voegt de klant recent bediende klanten zelf toe via manuele invoer of een gecontroleerde CSV-upload.

De klant:

• garandeert dat de gegevens rechtmatig zijn verzameld en voor reviewverzoeken mogen worden gebruikt;
• selecteert ontvangers volgens neutrale en consistente criteria;
• vraagt geen reviews uitsluitend aan personen van wie een positieve beoordeling wordt verwacht;
• biedt geen voordeel aan in ruil voor een positieve review;
• respecteert bezwaren, uitschrijvingen en suppressielijsten;
• blijft verantwoordelijk voor zijn publieke reviews en antwoorden.

Na bevestiging verzendt Solutional Reviewbeheer één reviewverzoek en maximaal twee herinneringen. Reviews van het gekozen platform worden tijdens het Complete Lead System gesynchroniseerd en dynamisch op de website getoond waar het platform dit toelaat. Solutional garandeert geen bepaald aantal reviews, sterren, ranking of publicatie door het externe platform.

De onderliggende reviewtechnologie is onderdeel van Solutionals interne en white-label infrastructuur. De klant koopt Solutional Reviewbeheer. Juridische entiteiten van subverwerkers kunnen waar vereist in de verwerkingsovereenkomst of vertrouwelijke subverwerkersbijlage worden vermeld.

10. Verplichtingen van de klant

De klant:

• verstrekt tijdig correcte gegevens, inhoud, goedkeuringen en noodzakelijke toegangen;
• is als wettelijke domeinhouder correct geregistreerd en geeft Solutional alleen de technische toegang die voor de dienst nodig is;
• controleert vóór publicatie de juistheid van diensten, claims, prijzen, foto’s, accreditaties en juridische informatie;
• gebruikt de dienst niet voor onrechtmatige, misleidende, discriminerende of schadelijke inhoud;
• zorgt voor een geldige rechtsgrond en correcte informatie aan zijn leads en reviewcontacten;
• beveiligt gebruikersaccounts en meldt vermoed misbruik onmiddellijk;
• gebruikt meldings- en communicatiekanalen in overeenstemming met de wet en platformregels.

11. Eigendom en gebruiksrecht

De klant blijft eigenaar van:

• zijn domein;
• aangeleverde of afzonderlijk gelicentieerde teksten, foto’s en branding;
• zijn klant- en leadgegevens;
• geëxporteerde gegevens en rapporten.

Solutional kan het domein registreren en administreren, maar de klant wordt vanaf het begin als wettelijke registrant en eigenaar vastgelegd.

Solutional blijft eigenaar van het platform, de website-implementatie, templates, herbruikbare componenten, broncode, designstructuur, Lead App, automations, meldingsinfrastructuur en interne systemen.

Zolang het toepasselijke abonnement actief en betaald is, krijgt de klant een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de gehoste implementatie voor zijn eigen onderneming te gebruiken. De website wordt na negen maanden niet overdraagbaar eigendom van de klant; na negen betaalde maanden wordt alleen de optie Website Only beschikbaar.

12. Persoonsgegevens, export en verwijdering

Voor persoonsgegevens die Solutional namens de klant verwerkt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Solutional verwerker. De verwerkingsovereenkomst maakt deel uit van de contractdocumenten.

Na het einde van de Lead App kan de klant een gestructureerde export ontvangen van leads, statussen, notities en relevante tijdstippen. Toegang tot de Lead App stopt aan het einde van de betaalde periode. Een herstelbare kopie blijft maximaal 90 dagen beschikbaar en wordt daarna verwijderd, behalve gegevens die Solutional wettelijk moet bewaren voor facturatie, beveiliging, audit of rechtsvorderingen.

Na een downgrade stuurt het Website Only-formulier nieuwe aanvragen rechtstreeks per e-mail door en worden zij niet meer in de Lead App-workflow opgeslagen.

13. Wijzigingen, support en beschikbaarheid

13.1 Inbegrepen wijzigingen

Het Complete Lead System bevat maximaal 30 minuten websitewijzigingen per betaalde maand. Website Only bevat maximaal één uur per betaalde periode van zes maanden. Ongebruikte tijd wordt niet overgedragen. Werk buiten de inbegrepen tijd kost €50 per uur en wordt vooraf afgestemd wanneer de omvang redelijkerwijs kan worden geraamd.

13.2 Support

Zakelijke support loopt via e-mail, het contactformulier of de in-app supportfunctie.

• Kantooruren: maandag tot vrijdag, 09.00–17.00 uur Belgische tijd, met uitzondering van feestdagen.
• Normale vraag: eerste reactie binnen twee werkdagen.
• Volledige uitval van de website: eerste reactie binnen vier kantooruren.
• De reactietermijn is geen gegarandeerde oplostermijn.
• Telefonische support en onbeperkte content-, design-, SEO- of configuratiewerkzaamheden zijn niet inbegrepen.

13.3 Beschikbaarheid

Solutional treft redelijke maatregelen voor continuïteit, beveiliging en herstel, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud, updates, internet- of cloudstoringen, externe platformen en telecomkanalen kunnen de dienst tijdelijk beïnvloeden. Gepland onderhoud wordt waar redelijk mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd.

14. Mislukte of laattijdige betaling

Bij een mislukte betaling:

1. voert Stripe een automatische nieuwe poging uit en wordt de klant geïnformeerd;
2. volgen tijdens de volgende zeven dagen verdere herinneringen;
3. kunnen na 14 dagen de Lead App-automations en inbegrepen wijzigingen worden gepauzeerd;
4. kan na 30 dagen de gehoste website worden geschorst;
5. wordt de dienst hersteld nadat alle opeisbare bedragen zijn betaald;
6. blijft de klant eigenaar van zijn domein.

Opschorting wist de betalingsverplichting niet. Solutional kan wettelijke rente en invorderingskosten vorderen voor zover zij wettelijk en contractueel verschuldigd zijn. Solutional brengt geen niet-afgesproken consumentenboetes in rekening; deze overeenkomst is uitsluitend B2B.

15. Geen resultaatsgarantie

Solutional levert de overeengekomen technische en operationele dienst, maar garandeert geen minimumaantal leads, opdrachten, reviews, sterren, omzet, Google-posities of conversies. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn aanbod, prijzen, bereikbaarheid, verkoopsopvolging en dienstverlening aan eindklanten.

16. Aansprakelijkheid

Elke partij is aansprakelijk voor de rechtstreeks bewezen schade die het gevolg is van haar toerekenbare contractuele tekortkoming.

Voor zover de wet dit toestaat, is de totale aansprakelijkheid van Solutional per schadeverwekkende gebeurtenis en per contractjaar beperkt tot de bedragen die de klant in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis voor de betrokken dienst aan Solutional betaalde. Solutional is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, verlies van winst, gemiste commerciële kansen of uitval van externe kanalen en platformen buiten haar redelijke controle.

Deze beperkingen gelden niet voor bedrog of opzettelijke fout van Solutional, schade aan leven of lichamelijke integriteit, of aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt. De beperkingen mogen de wezenlijke verbintenissen van Solutional niet uithollen.

Geen partij is aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering door overmacht zolang zij de andere partij redelijk informeert en de gevolgen beperkt.

17. Vertrouwelijkheid en onderaannemers

Partijen behandelen niet-openbare bedrijfsinformatie vertrouwelijk en gebruiken die alleen voor de overeenkomst. Solutional mag gespecialiseerde leveranciers en onderaannemers inzetten voor hosting, communicatie, betaling, reviewbeheer en technische ondersteuning, met behoud van haar contractuele verantwoordelijkheid en toepasselijke privacyverplichtingen.

18. Prijs- en voorwaardenwijzigingen

De overeengekomen €179-prijs blijft tijdens de eerste negen volledig betaalde maanden ongewijzigd, behalve bij een wettelijk verplichte btw- of heffingswijziging.

Daarna kan Solutional prijzen of wezenlijke voorwaarden wijzigen met minstens 30 dagen voorafgaande kennisgeving. De klant kan vóór de ingangsdatum opzeggen of, wanneer beschikbaar, downgraden. Wijzigingen gelden niet met terugwerkende kracht.

19. Beëindiging wegens tekortkoming

Elke partij kan de overeenkomst beëindigen wegens een zware tekortkoming van de andere partij wanneer die na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn is hersteld. Bij fraude, onrechtmatig gebruik, een ernstig beveiligingsrisico of een wettelijke verplichting mag Solutional onmiddellijk tijdelijk opschorten en, wanneer noodzakelijk, beëindigen.

De gevolgen voor de implementatiebalans staan in artikel 6. Bepalingen over betaling, eigendom, vertrouwelijkheid, gegevensretentie, aansprakelijkheid en geschillen blijven gelden voor zover hun aard dat vereist.

20. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Belgisch recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen. Indien dat niet lukt, zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd, behoudens dwingend recht.

21. Contact

Vragen, opzeggingen en kennisgevingen kunnen worden gericht aan Solutional Marketing VOF, Bisschoppenhoflaan 160b1, 2100 Deurne (Antwerpen), of via solutional.be/contact/.