Privacyverklaring en cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Solutional Marketing VOF, met maatschappelijke zetel te Bisschoppenhoflaan 160b1, 2100 Deurne (Antwerpen), België, ondernemingsnummer en btw-nummer BE 0695.919.669, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen website, prospecten, klantenadministratie en dienstverlening verwerkt.

U kunt Solutional bereiken via het contactformulier op solutional.be/contact/.

Solutional levert daarnaast websites, de Lead App en Solutional Reviewbeheer aan zakelijke klanten. Voor persoonsgegevens van leads, klanten en reviewcontacten die Solutional uitsluitend in opdracht van zo’n klant verwerkt, is die zakelijke klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Solutional de verwerker. Artikel 4 legt dit onderscheid verder uit.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring is van toepassing op:

• bezoekers van de Solutional-website;
• personen die een contact- of demoformulier invullen;
• zakelijke klanten en hun contactpersonen;
• gebruikers van de Lead App;
• personen van wie gegevens via een website, leadformulier of reviewproces van een Solutional-klant worden verwerkt.

3. Welke gegevens verwerkt Solutional voor eigen doeleinden?

3.1 Websitebezoek en beveiliging

Solutional kan technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, datum en tijdstip, bezochte pagina, browser- en apparaatgegevens, foutmeldingen en beveiligingssignalen. Dit gebeurt voor beveiliging, foutopsporing, spampreventie en de goede werking van de website.

Google Analytics wordt alleen geladen nadat u toestemming voor statistieken hebt gegeven. Zonder die toestemming worden de analytische cookies niet geplaatst.

Ook klikken op de telefoon-, WhatsApp- en e-mailknoppen worden alleen geregistreerd na toestemming voor statistieken. Die kliks telt Solutional bij in haar eigen Lead App-platform om te meten welke contactknoppen worden gebruikt.

3.2 Contact- en demoaanvragen

Wanneer u een formulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf opgeeft, zoals uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, type bedrijf, website en bericht. We kunnen ook het tijdstip, de afzenderpagina en beperkte technische gegevens registreren om spam en misbruik te voorkomen.

Contact- en demoaanvragen komen binnen in het eigen Lead App-platform van Solutional (platform.seolutional.com) of per e-mail bij Solutional, en worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden en op te volgen.

3.3 Zakelijke klanten en abonnementen

Voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst verwerken wij onder meer:

• bedrijfs- en contactgegevens;
• gegevens van bevoegde gebruikers;
• bestel-, abonnements- en pakketgegevens;
• supportcommunicatie;
• factuur-, betaal- en transactiegegevens;
• gebruiks- en beveiligingslogboeken die nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen.

Solutional bewaart geen volledige betaalkaartnummers. Betalingen worden verwerkt via Stripe.

3.4 Communicatie en support

Wanneer u contact opneemt, verwerken wij uw contactgegevens en de inhoud van de communicatie om uw vraag te behandelen, de dienstverlening te documenteren en geschillen of misbruik te voorkomen.

4. Gegevens die Solutional in opdracht van zakelijke klanten verwerkt

Wanneer iemand een aanvraag indient op de website van een Solutional-klant, kan de Lead App onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en gemeente;
• inhoud, onderwerp en bron van de aanvraag;
• technische bron- en referrerinformatie;
• status, notities, follow-upmomenten en geschatte waarde;
• gegevens over e-mail-, push- en WhatsAppmeldingen;
• relevante gebruiks- en auditgegevens.

Voor Solutional Reviewbeheer kan de zakelijke klant gegevens van recent bediende klanten toevoegen, zoals naam, e-mailadres, datum van uitvoering en optioneel een interne referentie of omschrijving van de dienst. Deze gegevens worden gebruikt om een reviewverzoek en maximaal twee herinneringen te verzenden, resultaten te registreren en reviews van het gekozen platform op de website te tonen.

De zakelijke klant bepaalt waarom en op welke rechtsgrond deze gegevens worden verzameld en gebruikt. Die klant moet de betrokken personen correct informeren en een geldige rechtsgrond hebben. Solutional verwerkt de gegevens volgens de instructies van de klant, de verwerkingsovereenkomst en de toepasselijke wetgeving.

Wilt u een recht uitoefenen met betrekking tot een aanvraag of reviewverzoek van een specifieke onderneming? Neem dan eerst contact op met die onderneming. Solutional helpt haar zakelijke klant om geldige verzoeken af te handelen.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Solutional verwerkt persoonsgegevens, afhankelijk van de situatie, op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen: om een aanvraag te beantwoorden, een demo te organiseren, een abonnement te activeren en de overeengekomen dienst te leveren.
• Wettelijke verplichting: voor boekhouding, facturatie, fiscale administratie, fraude- en betalingscontrole en andere wettelijke verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang: voor B2B-relatiebeheer, beveiliging, spampreventie, foutopsporing, dienstverlening, bewijsvoering en de bescherming van onze rechten. Solutional weegt deze belangen af tegen de rechten van de betrokkene.
• Toestemming: voor Google Analytics en andere niet-noodzakelijke cookies of technieken. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Instructies van de zakelijke klant: wanneer Solutional als verwerker leads, reviewcontacten of andere persoonsgegevens namens die klant verwerkt. De zakelijke klant is dan verantwoordelijk voor de toepasselijke rechtsgrond.

Solutional gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen.

6. Met wie worden gegevens gedeeld?

Solutional verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienst, beveiliging, betaling, wettelijke naleving of professionele ondersteuning. Mogelijke ontvangers zijn:

• hosting-, beveiligings-, database- en infrastructuurleveranciers, waaronder Cloudflare;
• betaal- en facturatiedienstverleners, waaronder Stripe;
• e-mail-, push-, WhatsApp- en andere communicatiedienstverleners;
• aanbieders van reviewbeheer, e-mailbezorging en koppelingen met het gekozen reviewplatform;
• Google voor Google Analytics, maar alleen nadat daarvoor toestemming is gegeven;
• accountants, juridische adviseurs, verzekeraars en bevoegde overheidsinstanties wanneer dat nodig of wettelijk verplicht is.

Stripe kan, afhankelijk van de verwerking, als verwerker en/of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke optreden. Op de eigen verwerkingen van Stripe is het privacybeleid van Stripe van toepassing.

Voor klantgegevens werkt Solutional met een verwerkingsovereenkomst en een gecontroleerde lijst van subverwerkers. De identiteit van de reviewbeheerleverancier en zijn subverwerkers wordt waar wettelijk vereist opgenomen in de vertrouwelijke verwerkingsovereenkomst of subverwerkersbijlage van de zakelijke klant. De commerciële gebruikerservaring blijft volledig Solutional-branded.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of subverwerkers kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of een ander land buiten de Europese Economische Ruimte. Waar de wet dit vereist, gebruikt Solutional een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan een toepasselijk Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen.

Zakelijke klanten kunnen via het contactformulier informatie vragen over de voor hun verwerking relevante waarborgen en subverwerkers.

8. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Solutional bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere wettelijke termijn geldt.

• Contact- en demoaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Technische beveiligings- en serverlogs: in beginsel maximaal 30 dagen, tenzij een incident, fraudeonderzoek of wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.
• Klant-, contract-, factuur- en betalingsgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang de wettelijke boekhoudkundige, fiscale of verjaringsregels dat vereisen. Facturen en boekhoudstukken worden normaal 10 jaar bewaard.
• Google Analytics-gebeurtenisgegevens: maximaal 14 maanden volgens de ingestelde bewaartermijn.
• Lead App-gegevens: gedurende het actieve abonnement. Na het einde van de Lead App blijft een herstelbare kopie maximaal 90 dagen beschikbaar; daarna wordt zij verwijderd, behalve gegevens die Solutional wettelijk moet bewaren.
• Reviewcontacten en reviewprocesgegevens: volgens de instructies van de zakelijke klant en niet langer dan nodig voor het verzoek, de herinneringen, rapportage en bewijsvoering. Na beëindiging van de Lead App geldt dezelfde maximale herstelperiode van 90 dagen, behoudens wettelijke uitzonderingen.
• Cookievoorkeur: maximaal 6 maanden, waarna opnieuw om uw keuze kan worden gevraagd.

Wanneer gegevens in beveiligde back-ups voorkomen, verdwijnen zij volgens de normale overschrijvingscyclus en worden ze intussen niet voor andere doeleinden gebruikt.

9. Uw rechten

Binnen de voorwaarden van de AVG kunt u verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming, zonder dat dit de eerdere rechtmatige verwerking aantast.

U kunt uw verzoek indienen via solutional.be/contact/. Solutional kan redelijke informatie vragen om uw identiteit te controleren. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via dataprotectionauthority.be.

10. Beveiliging

Solutional gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking volgens noodzaak, tenantisolatie, logging, back-ups en beveiligingsmaatregelen tegen spam en misbruik. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Bij een incident volgt Solutional de toepasselijke meld- en informatieverplichtingen.

11. Cookiebeleid en vergelijkbare technieken

Cookies en lokale browseropslag zijn kleine gegevensbestanden of technieken die informatie op uw apparaat opslaan of uitlezen.

Solutional gebruikt strikt noodzakelijke technieken zonder toestemming wanneer ze nodig zijn om een uitdrukkelijk gevraagde dienst te leveren of de website technisch en veilig te laten werken. Alle andere technieken worden pas geactiveerd nadat u toestemming hebt gegeven.

11.1 Huidige categorieën

Google Analytics wordt alleen geladen na toestemming. De gegevensbewaring in Google Analytics staat los van de levensduur van de browsercookie en is ingesteld op maximaal 14 maanden.

De klikstatistieken van het Lead App-platform worden eveneens alleen geregistreerd na toestemming en bewaren geen identiteitsgegevens: enkel een willekeurig sessienummer dat vervalt bij het sluiten van de browser.

Als later advertentie- of marketingtechnieken worden toegevoegd, worden dit beleid en de cookiebanner bijgewerkt voordat die technieken worden geactiveerd.

11.2 Uw keuze beheren

Bij uw eerste bezoek kunt u niet-noodzakelijke cookies aanvaarden of weigeren. Weigeren is even eenvoudig als aanvaarden. Via Cookievoorkeuren onderaan de website kunt u uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken. Intrekking geldt voor de toekomst; reeds geplaatste cookies kunt u ook via uw browser verwijderen.

Als u noodzakelijke technieken blokkeert via uw browser, kunnen formulieren of beveiligingsfuncties mogelijk niet correct werken.

12. Websites van klanten en externe platformen

Een website van een Solutional-klant heeft een eigen privacy- en cookieverklaring nodig die is afgestemd op die onderneming, haar formulieren, rechtsgronden en gekozen koppelingen. De klant mag deze verklaring niet zonder aanpassing als zijn eigen privacyverklaring gebruiken.

Wanneer u via een reviewlink naar Google of een ander gekozen reviewplatform gaat, verwerkt dat platform uw gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

13. Wijzigingen en contact

Solutional kan deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie en datum staan op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen die invloed hebben op bestaande klanten informeert Solutional hen via een passend kanaal.

Vragen of privacyverzoeken kunt u indienen via solutional.be/contact/.