Gmail[2] é mais poderoso do que pensa e ganha mais funcionalidades quase todos os dias. Com algumas dicas ocultas para utilizar o Gmail, pode transformá-lo num sistema de correio eletrónico incrivelmente robusto que faz praticamente tudo o que esperaria de uma aplicação de gestão de correio eletrónico paga.
Desde a criação de modelos de e-mail até à utilização de pseudónimos, pode aumentar a sua produtividade aprendendo a personalizar o Gmail. Pretende uma janela de tempo mais longa para anular o envio, criar esquemas de correio eletrónico com a sua marca, agendar mensagens de correio eletrónico e até enviar mensagens perecíveis? O Gmail tem imensas funcionalidades fantásticas, mas em grande parte desconhecidas.
Utilize esta lista de 20 dicas e truques fantásticos do Gmail para otimizar os seus fluxos de trabalho, manter-se mais seguro e fazer muito mais.
1. Criar modelos de correio eletrónico
A funcionalidade de modelos de e-mail do Gmail poupa-lhe imenso tempo, eliminando a necessidade de escrever e-mails vezes sem conta. Nem sequer é necessário guardar o texto repetido num ficheiro algures e copiar e colar no mesmo.
Eis como o fazer:
Abrir o Gmail
Clique no ícone de engrenagem Definições no canto superior direito
Clique em Ver todas as definições e depois em Avançadas
Clique em Ativar junto a Modelos
Depois, quando escrever uma mensagem de correio eletrónico, clique nos três pontos empilhados no canto inferior direito e escolha Modelos. Pode guardar o rascunho atual como um modelo ou utilizar um modelo criado anteriormente.
Criar modelos de correio eletrónico
2. Utilize os suplementos do Gmail para aumentar a sua produtividade dez vezes mais
As extensões e os suplementos do Gmail são muito poderosos. Eis algumas das melhores:
Checker Plus para Gmail: ler e ouvir e-mails sem abrir a aplicação Gmail.
Rastreador de correio eletrónico para o Gmail: descubra se os seus destinatários leram as suas mensagens.
RightInbox: monitorize os e-mails no Gmail, defina lembretes e crie acompanhamentos automáticos.
Zoom para Gmail: Iniciar reuniões Zoom a partir do Gmail.
GMass: eigenlijk een Chrome-extensie voor Google[1] Spreadsheets, deze geeft je Gmail-account superkrachten voor bulkmailing.
Pode encontrar dezenas de outras pesquisando na Chrome Web Store pelas palavras "Gmail", "e-mail" ou "mail".
3. Aumentar o tempo de anulação do envio
"Espera, não era minha intenção enviar isto!" Provavelmente já sabe que pode anular uma mensagem do Gmail depois de a enviar. Mas essa janela de tempo de anulação parece demasiado curta? Não há problema! Normalmente, está definida para 5 segundos, mas pode aumentá-la para 30 segundos.
Basta clicar na pequena roda das definições no canto superior direito, deslocar-se para baixo até Anular envio e ajustar a hora.
4. Delegar a caixa de entrada do Gmail.com
Os assistentes virtuais poupam imenso tempo, mas pode não querer fornecer-lhes os seus dados de início de sessão mais importantes. Com o Gmail, não precisa de o fazer. Basta criar uma conta delegada para permitir que alguém leia, envie e elimine mensagens, sem lhe dar direitos de administrador.
Adicionar um representante autorizado:
Aceda a Definições e clique no separador Contas
Desloque-se para baixo até Conceder acesso à sua conta
Seleccione Adicionar outra conta
Introduza o endereço de correio eletrónico da conta que pretende adicionar
Clique em Passo seguinte e depois em Enviar correio eletrónico para conceder acesso
5. Adicionar ficheiros diretamente do Google Drive
"Onde está esse documento?" Evite a procura de ficheiros quando enviar um Gmail anexando ficheiros diretamente do rascunho do seu e-mail. Basta iniciar um rascunho e clicar no ícone do disco na parte inferior. Pode encontrar o ficheiro a partir daí e evitar passos adicionais.
Adicionar ficheiros diretamente do Google Drive
6. Agendar mensagens de correio eletrónico
O Gmail desempenha um papel importante como plataforma de marketing por correio eletrónico pessoal com a capacidade de agendar mensagens de correio eletrónico. Se pretende enviar boletins informativos mas não pode pagar por um programador de correio eletrónico separado, o Gmail tem tudo o que precisa. Basta escrever o conceito do seu e-mail e, junto ao botão azul Enviar, clicar na seta para baixo e, em seguida, agendar Enviar.
7. Criar esquemas de correio eletrónico
Se for assinante do Workspace Individual, o Gmail permite-lhe criar belos layouts de correio eletrónico com a sua marca. (Mais sobre isso abaixo, na dica do Gmail #15.) Inicie um rascunho e, na parte inferior, clique em Layouts > Personalizar estilo e adicione logótipos, cores, tipos de letra, ligações e detalhes de rodapé. Também pode adicionar texto, imagens e botões.
8. Acabar com o spam através de pseudónimos
Eis o dilema: inscreve-se numa conta online com o seu endereço Gmail e depois - surpresa - recebe muitos e-mails de spam. Acabe com isso com os aliases do Gmail. Funciona da seguinte forma: quando se inscreve numa conta online, utiliza o seu endereço do Gmail, mas acrescenta um sinal de mais e um identificador.Por exemplo, se o seu endereço for [email protected] e se registar uma conta Netflix, inicia sessão com [email protected]. Qualquer correio eletrónico gerado por esse registo continuará a ser enviado para a sua caixa de entrada. Mas com a dica abaixo, pode enviá-lo diretamente para a sua própria pasta.
9. Organize-se com filtros inteligentes
Poupe tempo colocando os e-mails recebidos onde devem estar antes de os ver. Para o efeito, crie uma regra de filtragem:
Abra a sua caixa de entrada do Gmail
Introduza os seus critérios na caixa de pesquisa na parte superior
Clique no ícone de filtro à direita
Seleccione Criar filtro na parte inferior da janela pop-up
Seleccione o que pretende que o Gmail faça com os e-mails que correspondem aos seus critérios
Se combinar esta dica do Gmail com a anterior, em breve não terá praticamente nenhum e-mail indesejado, mesmo que utilize a sua conta do Gmail para se inscrever em novas contas online.
Organize-se com filtros inteligentes
10. Utilizar etiquetas para encontrar mensagens
Imagine o seguinte: está à procura de uma mensagem de correio eletrónico sobre um determinado projeto, mas não se lembra de quem a enviou nem quando. Tenta 6 pesquisas diferentes, mas a sua procura é infrutífera e o seu pescoço fica quente e com formigueiro. Já todos passámos por isso, mas com as etiquetas do Gmail, pode encontrar facilmente e-mails relacionados com um determinado projeto ou tópico.
A partir de um e-mail, clique no ícone de etiqueta na parte superior e escolha uma etiqueta sugerida ou crie uma nova. Também pode adicionar estrelas coloridas aos seus Gmails e localizá-los clicando no ícone de estrela no menu esquerdo acima de Mensagens importantes.
11. Ponha a sua assinatura do Gmail a trabalhar
A sua assinatura do Gmail pode vender por si. O Gmail pode adicionar automaticamente uma pequena biografia, uma hiperligação para o produto e outras informações úteis na parte inferior de cada mensagem de correio eletrónico que enviar. Aceda a Definições > Ver todas as definições > Assinatura e adicione texto, hiperligações, imagens e outros conteúdos.
Também pode escrever uma assinatura mais curta para as respostas, de modo a não perturbar as longas conversas de correio eletrónico com conteúdo adicional.
12. Ligar outras contas de correio eletrónico ao Gmail
Depois de ter personalizado, etiquetado e filtrado a interface do Gmail como quiser, é muito prático encaminhar todos os seus e-mails de todas as suas contas de e-mail através dela.
Clique em Definições e depois em Ver todas as definições
Clique no separador Contas
Em Verificar correio eletrónico de outras contas, adicione o seu endereço de correio eletrónico secundário e os detalhes de início de sessão
13. Utilizar os atalhos do Gmail
Acelere os seus fluxos de trabalho de correio eletrónico utilizando os atalhos de teclado do Gmail. Sem clicar, arrastar ou escrever comandos longos, pode percorrer mensagens, rascunhar mensagens de correio eletrónico ou mensagens instantâneas, formatar texto, responder e até criar os seus próprios atalhos de teclado para acções frequentemente utilizadas.
14. Utilizar o modo confidencial
Evite que as pessoas reencaminhem acidentalmente as suas mensagens de correio eletrónico com modo confidencial. Defina datas de expiração para as mensagens, revogue o acesso a mensagens de correio eletrónico que tenha enviado no passado ou proteja as suas mensagens com uma palavra-passe. Para tal, é necessário ser um utilizador do Google Workspace. (Consulte a dica 15 abaixo.) Se for o caso, aceda a Gmail > Definições do utilizador > Modo confidencial, active-o e guarde as alterações.
15. Configurar o Gmail para empresas
Se apenas utiliza o Gmail pessoal para a sua pequena empresa, não está a tirar o máximo partido de todo o potencial do Gmail. Com o Workspace, obtém mais funcionalidades empresariais e de colaboração para todo o Google Drive. Por exemplo, pode enviar e-mails de marca e aceder a integrações de CRM e a uma consola de gestão do Workspace.
Inscreva-se para obter uma conta do Google Workspace aqui.
16. Silenciar chamadas
"Ugh, mais uma mensagem de correio eletrónico daquele tópico inútil." Pode silenciar as conversas de e-mail que não considera importantes sem bloquear os remetentes. Uma vez silenciada, o Gmail arquiva automaticamente todos os e-mails passados e futuros dessa conversa. No e-mail, clique nos três pontos empilhados verticalmente e seleccione Silenciar.
17. Utilizar a pesquisa avançada do Gmail
Encontrar um e-mail específico pode ser como procurar uma agulha num palheiro digital. A pesquisa avançada no Gmail resolve esse problema. Pode pesquisar e-mails com vários operadores de pesquisa, tais como remetentes específicos, destinatários, datas, assuntos, texto principal, etiquetas, anexos, tipos de ficheiros anexados ou pastas. Basta abrir o Gmail e clicar no ícone de filtro no lado direito da caixa de pesquisa.
Utilizar a pesquisa avançada do Gmail
18. Manter-se atento às aplicações emparelhadas
É fácil conceder acesso à sua conta Gmail para aplicações de terceiros, tais como aplicações desportivas, de desporto ou de negócios. Para gerir, eliminar ou controlar as aplicações às quais concedeu acesso, aceda à secção Segurança da sua conta Google e desloque-se para Aplicações de terceiros com acesso à conta.
19. cancelar a subscrição mais facilmente
Quase todas as mensagens de correio eletrónico em massa têm uma ligação para anular a subscrição, por isso, se procurar "anular a subscrição" nas suas mensagens de correio eletrónico, verá todo o correio não solicitado do qual pode atualmente anular a subscrição. Primeiro, seleccione Caixa de entrada no menu pendente Pesquisa avançada para evitar ver mensagens que já se encontram na pasta de correio não solicitado.
20. Adiar o Gmail para fazer mais coisas
Por vezes, não pode responder imediatamente a uma mensagem de correio eletrónico, mas não quer que esta caia entre barras. Pode adiar um e-mail clicando no ícone do relógio no lado direito do e-mail na sua caixa de entrada. Em seguida, escolha uma altura em que o Gmail o chame novamente a sua atenção.
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